Comment organiser un séminaire d’entreprise en 7 étapes
S’il vous a été confié la mission d’organiser un séminaire d’entreprise mais que vous manquez d’expérience, voici pour vous aider un article.
Dans celui-ci, nous avons réuni toutes nos connaissances et toute notre expérience afin de dresser une liste de 7 étapes claires et incontournables qui feront de ce séminaire une parfaite réussite.
1- Définir des objectifs clairs
Comme pour tout évènement, l’organisation d’un séminaire d’entreprise ne saurait être traitée au dernier moment. Au contraire, l’évènement professionnel, qui est toujours d’une importance capitale pour l’entreprise, doit être considéré comme le résultat d’un processus méticuleux, d’une stratégie finement pensée.
Il ne saurait y avoir de stratégie sans objectif : et l’identification de cet objectif devra être la première étape du processus d’organisation. De celui-ci dépendra tout le reste.
Il faudra donc prendre un temps de réflexion sur ces questions primordiales :
- Quels sont vos objectifs directs à travers l’organisation de ce séminaire ?
- Quel est le but envisagé (à moyen et long terme) ?
- Et, naturellement, à qui s’adresse ce séminaire, puisqu’à l’évidence les notions de public cible et d’intervention seront ici incontournables ?
2- Etablir un budget précis
Toute entreprise rêverait de disposer d’un budget illimité pour l’organisation de son séminaire. Évidemment, ce n’est jamais le cas, et même les entreprises les plus prestigieuses doivent ajuster leur ambition avec cette contrainte inévitable.
Soyez néanmoins rassurés sur deux points.
Premièrement, avec une bonne organisation, et l’assistance de professionnels performants, il est toujours possible d’organiser un séminaire d’entreprise parfaitement en adéquation avec vos objectifs, même lorsque le budget est limité. Deuxièmement, souvenez-vous que le séminaire est en soi un investissement, non une dépense. De ce fait, la notion de ROI (Retour sur investissement en français) devra toujours être présente dans votre esprit. Si ce séminaire est un succès, le budget alloué à votre prochain évènement professionnel s’envisagera avec une plus grande souplesse.
3- Identifier un thème et un format
Le thème et le format de votre évènement professionnel ne devront logiquement pas être sujets à de plus amples réflexions de votre part dans la mesure où ils découleront naturellement de la première étape, celle durant laquelle vous définissez vos objectifs et vos cibles.
Devrait-il s’agir d’un séminaire d’entreprise traditionnel ? D’un voyage incentive insolite ? Ou votre évènement professionnel idéal devrait-il prendre une forme hybride entre plusieurs types d’évènements ?
Si vous doutez sur les réponses à ces questions, c’est peut-être que la première étape a été survolée trop rapidement.
4- Décider d’une date et d’un lieu
La date et le lieu de votre séminaire d’entreprise seront souvent décidés en un même temps, dans la mesure où les contraintes de calendrier des diverses salles, traiteurs et autres intervenants seront intimement liées aux problématiques liées aux transports, aux contraintes géographiques et aux disponibilités de chacun.
Bien entendu, il faudra aussi que cela colle aux besoins de l’entreprise, et que l’évènement ne tombe pas dans une période de forte intensité de votre activité annuelle.
S’il existe de très nombreux choix pour le lieu de votre séminaire, le fait d’avoir préalablement défini objectifs, thème et budget cibleront (et donc dans une certaine mesure, limiteront) ce choix. Bien sûr, nous nous tiendrons toujours disponibles pour vous guider dans ce dernier, et pour partager avec vous notre expérience des différents lieux.
5- Organiser le séminaire point par point
Cette étape est l’une des plus importantes, et celle qui nécessitera le plus de méticulosité. Il faudra choisir quels intervenants prendront place à quels moments. Des conférenciers aux traiteurs, des ingénieurs sons et lumières à l’organisation éventuelle des temps libres, chaque jour de séminaire devra soigneusement répondre à un planning précis.
6- Communiquer autour de votre évènement professionnel
Tout évènement réussi passe par une communication adaptée. Plus tôt vous aurez identifié les grandes lignes de votre séminaire, plus tôt vous pourrez communiquer sur ce dernier. Or il est important de commencer à le faire assez tôt pour s’assurer que chacun de vos collaborateurs puisse se rendre disponible.
7- Évaluer le succès de votre évènement
Nous avons récemment consacré un article à cette étape primordiale : « Après votre séminaire, évaluez son impact sur vos équipes ». Nous vous invitons à le lire et à prendre bonne note. La clé du succès du séminaire d’entreprise est d’en ajuster chaque édition jusqu’à sa version parfaite.
Évaluer son impact sera la meilleure façon de corriger les petites imperfections, ou d’ajuster exactement tous les paramètres.
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