Les bonnes questions à vous poser avant d’organiser un évènement d’entreprise
Un évènement professionnel est toujours un exercice délicat, et il est tout naturel d’être un peu perdu au début, lorsqu’on n’est pas un professionnel de l’organisation évènementielle en entreprise.
Car il n’existe pas un seul type d’évènement professionnel, bien au contraire. Il existe pour ainsi dire à peu près autant d’évènements professionnels que d’entreprises, et l’articulation entre les besoins identifiés, les moyens alloués, le public ciblé et le lieu choisi ne sera pas aisée.
Heureusement, nous sommes là pour vous accompagner. Nous avons dressé à votre attention cet article au sujet des bonnes questions à vous poser avant d’entreprendre tout évènement professionnel, de façon à vous donner les moyens de relever cet exigeant défi sans aucun problème.
Quels sont les différents types d’évènements professionnels ?
Entre team building, voyage incentive, salon B2B ou séminaires, le choix est très large en matière d’évènements professionnels. Nous vous suggérons donc la lecture de notre article « Quelle différence entre séminaire d’entreprise, team building et voyage incentive », qui vous aidera sans aucun doute à y voir plus clair.
Dans tous les cas, notez que le choix du type de voyage d’entreprise se fera avant tout en fonction du but visé. Comme vous le savez, ce type d’évènement répond à une problématique précise, et quoique les retours sur investissement seront toujours visés, la méthode pourra, elle, être très différente.
- Désirez-vous former vos équipes avant le lancement d’un nouveau produit ou d’une nouvelle collaboration ?
Dans ce cas, visez un évènement de type séminaire.
- Souhaitez-vous consolidez vos équipes, ou éprouver les soft skills de certains partenaires ?
Visez donc un évènement « team building ».
- Souhaitez-vous récompenser vos collaborateurs, ou les motiver ?
Le voyage incentive semble être la bonne solution.
Qui seront les participants à cet évènement d’entreprise ?
Une fois identifié le but, le choix des participants se fera naturellement.
Il conviendra toutefois de se montrer particulièrement attentif aux spécificités de chacun, car de ces données découleront d’importants choix pour l’organisation.
- Les participants choisis pour l’évènement professionnel habitent-ils tous dans la même zone géographique ?
Plus tard, vous vous poserez la question du lieu de l’évènement, et donc aussi des transports. Si vos collaborateurs sont en télétravail ou en remote et éparpillés aux quatre coins du monde, il va sans dire que cela aura une importance capitale pour le choix du lieu, à moins bien sûr que vous n’ayez un budget illimité.
- Quels sont les différents régimes alimentaires des participants ?
La restauration est un point crucial dans l’organisation d’un évènement professionnel, en particulier lorsque celui-ci dure plusieurs jours, et que c’est à vous qu’incombe l’organisation des repas. Une fois vos participants identifiés, prenez soin de leur envoyer un simple courriel en leur demandant si certains d’entre eux ont des régimes alimentaires spécifiques à préciser. Il peut y avoir de nombreuses raisons à cela (croyances, allergies, politique, etc.), aussi convient-il d’être très attentif à ce point.
- Quels sont les impératifs d’emploi du temps des participants ?
Un congé, un parent malade, ou une opération à venir : très nombreux sont les impératifs personnels que nous rencontrons tous et toutes au cours de nos vies. Et cela peut largement affecter nos emplois du temps, aussi sera-t-il vivement conseillé d’aborder la question avec chaque participant, ou de l’inviter à venir vous faire savoir s’il existe des impératifs de cet ordre. Une conversation entre quatre yeux pourra être ici suggérée, plutôt que la chaine de courriel.
Quel lieu choisir pour votre évènement professionnel ?
L’équation entre la nature de l’évènement, le choix des participants et le budget alloué sera déjà un élément de réponse important sur la question du choix du lieu.
Il se peut néanmoins que, face à la multitude (ou au contraire à la rareté) des choix, vous ne parveniez à vous arrêter sur un lieu spécifique.
N’hésitez pas à nous solliciter. Les professionnels de l’organisation évènementielle en entreprise que nous sommes demeurent toujours disponibles pour vous offrir le panel de choix le plus adéquat en fonction de vos besoins. Notre expérience, nos contacts et notre professionnalisme seront vos meilleurs atouts de réussite.
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