Comment organiser un voyage pour son entreprise ?
Organiser un voyage d’entreprise à la demande de votre patron pourra être tout à la fois stressant et enrichissant. Si c’est votre toute première fois, pas de panique : il n’y a aucune raison que cela ne se passe pas exactement comme vous l’aviez prévu.
Voici un guide pour vous aider à bien envisager l’organisation d’un voyage d’entreprise.
Le secret d’un voyage d’affaires réussi : l’organisation en amont
La règle d’or pour un voyage d’affaires, c’est l’organisation. Et plus vous vous y prendrez tôt, mieux ce sera. En effet, il vous faudra du temps pour réunir tous les éléments, intervenants et données propres à ce voyage. Mais en plus, une organisation en avance vous permettra de pouvoir faire sereinement face aux imprévus tels qu’un désistement. Enfin, le coût global du voyage professionnel s’en trouvera allégé, et ce parfois de façon très conséquente.
Les deux premières questions que vous devrez vous poser avant d’organiser ce voyage sont :
- Quel est le budget alloué ?
- Quel est le but du voyage ?
Une fois ces questions répondues, vous serez libre de faire correspondre ambition et réalité.
Une documentation solide vous sera extrêmement utile
À la seconde où vous commencez à organiser votre voyage, créez un document de type texte, et sauvegardez-le sur un Cloud accessible par votre patron.
Ce premier document sera votre « brainstorming avant voyage », et très rapidement il se transformera en une check list dont vous ne pourrez plus vous passer.
Le fait de sauvegarder ces documents sur le Cloud permettra à votre patron de voir l’avancée de l’organisation, et d’y ajouter des éléments. Plus tard, ce Cloud pourra vous prémunir de bien des mésaventures, puisque vous y sauvegarderez tous les documents nécessaires ou utiles à votre voyage d’entreprise tels que :
- Passeports ou cartes d’identité des participants
- Attestations, billets de train ou d’avion
- Documentation sur les lieux, restaurants, hôtels et entreprises à rencontrer
- Planning détaillé du voyage d’entreprise
Organisez, pour chaque journée, chaque étape
N’hésitez pas à utiliser l’outil technologique pour l’organisation de votre voyage d’entreprise. Fichiers Excel et logiciels de mind mapping seront vos meilleurs alliés, dans la mesure où ils vous permettront à loisir de noter toutes les étapes du voyage, de vous y référer, et de « zoomer » à l’intérieur d’un même évènement.
Dans les faits, que ce voyage d’entreprise dure un jour ou un mois, il ne doit pas y avoir un moment où vous ignorez où se trouvent les participants : soit ils sont à une étape clé du voyage, soit ils sont dans les transports pour s’y rendre.
Prévoyez en amont chacun de ces points. Si le voyage a lieu dans un autre pays, renseignez-vous un maximum sur les prix et usages pour chacun.
Idéalement, essayez de négocier chaque fois des horaires flexibles. Car dans ces voyages d’affaires, il arrive fréquemment qu’il y ait des retards durant l’une des étapes.
Rassurez-vous, et assurez-vous
Le code du travail (article L.4121-1) prévoit que l’entreprise a pour obligation d’assurer la sécurité des biens et des personnes, notamment dans le cadre d’un voyage d’affaires.
En ce qui vous concerne, ce n’est pas uniquement la question légale qui vous intéresse, mais aussi la sérénité que cela implique. Un accident, un vol ou un imprévu sont vite arrivés. Si rien n’a été fait pour se prémunir contre cela, ils peuvent prendre une ampleur démesurée, et engendrer de nombreux désagréments.
Une assurance sera donc très fortement recommandée pour couvrir tous les risques. Dans la mesure du possible, une assurance sur chaque trajet sera, elle aussi, préconisée.
Entourez-vous des bonnes personnes
L’organisation d’un voyage d’affaires est particulièrement éprouvante. Parfois, de son bon déroulement peut dépendre un poste ou une carrière.
N’hésitez pas à bien vous entourer, et à demander de l’aide et des conseils à des professionnels expérimentés et compétents. Le fait de faire appel à une entreprise telle que la nôtre vous prémunira de toute possibilité de commettre des erreurs ou des oublis. Notre expérience dans l’organisation de tous les types d’évènements professionnels tels que séminaires, voyage d’affaires, ou évènements B2B vous assure une prestation de qualité, et une parfaite réussite dans cette mission délicate qui vous a été confiée.
Vous avez aimé cet article ? Partagez le :