Conditions générales de vente
Article 1: Objet
Les conditions générales de ventes décrites ci-après détaillent les droits et obligations entre d’une part l’agence Art et Scène Evénements , (la « Société / L’organisateur»), vendant les services définis ci-après, et d’autre part la personne physique ou morale, dénommée « le Client », achetant un ou plusieurs de ces services par l’intermédiaire d’un contrat tel que défini à l’article 2 des présentes. Ces services sont soumis aux présentes conditions générales.
Les services proposés par la Société sont les suivants :
– L’organisation et/ou la gestion totale ou partielle de prestations à caractère événementiel, tels que séminaires, voyages de récompense, congrès, conventions, team building, inauguration, anniversaire d’entreprise, incentive, garden party, workshop, soirées d’entreprise, conférences, meeting, et toutes opérations de communication événementielle et marketing.
– La mise en place et/ou location d’animations événementielles (challenges, stands, jeux, artistes, …) – La gestion et/ou mise en place de prestations annexes (hébergement, restauration, technique, signalétique, personnel,…)
Article 2 : Contrat
Le devis, complété des présentes conditions générales de vente, constitue une proposition de contrat pour lequel le Client, ou son éventuel mandataire pour lui-même, déclare expressément disposer du pouvoir, de l’autorité et de la capacité nécessaires à sa conclusion et à l’exécution des obligations lui incombant.
De convention expresse entre le Client et la Société, l’acte d’envoi du seul devis signé ou bon de commande vaut de sa part acceptation des termes du contrat et notamment des présentes conditions générales de vente. Pour certains événements, l’agence pourra également imposer les conditions générales de ses partenaires qui devront également être appliquées.
L’agence enverra dans ce cas au client le détail de ces conditions en complément du devis.
Article 3 : Obligations de l’agence
L’agence Art et Scène Evénement a pour obligation de mettre en œuvre tous les moyens qu’elle juge nécessaires et suffisants pour satisfaire ses clients, dans la limite des services contractualisés avec obligation de moyens définis à l’article 1 des présentes.
De convention expresse entre le Client et la Société, dans le cadre de l’organisation d’un événement, il est convenu que la Société effectue les réservations fermes avec son ou ses prestataires qu’après réception et encaissement effectif du premier acompte ou de l’acompte unique tels que définis à l’article 5 des présentes. En cas d’indisponibilité, pour la date souhaitée, du ou des prestataires prévus consécutivement au délai séparant la réalisation du devis de l’encaissement de l’acompte, l’agence fera son possible pour proposer au Client un ou plusieurs prestataires équivalents ou similaires pour les services contractualisés. Cette nouvelle proposition de l’agence n’engage en aucun cas le Client qui est libre de l’accepter ou non.
Article 4: Obligations du client
Le Client s’engage à ne pas dissimuler d’éléments liés à l’événement, à l’Organisateur ou à ses partenaires, dissimulation qui serait de nature à retarder, entraver, contrarier, désorganiser le projet ou sa réalisation. Le Client fera en sorte de faciliter l’accès aux informations dont l’Organisateur aurait besoin.
Le Client s’oblige à respecter et à accomplir les conditions particulières de tel(s) ou tel(s) intervenant(s) sélectionné(s) et en particulier à régler tout cautionnement ou garantie qui s’avérerait nécessaire avant le parfait règlement de l’intégralité des sommes dues.
Le Client s’engage à ne pas intervenir directement, avant, pendant et après l’événement, auprès des fournisseurs, sous-traitants, personnels et collaborateurs de l’Organisateur.
Si après une éventuelle dénonciation du contrat le Client venait à réaliser ou faire réaliser l’événement qui aurait été défini initialement par Art et Scène Evénements, une somme égale à 30% de tous les projets devisés et plagiés serait due à Art et Scène Evénements.
Article 5: Paiement
Les tarifs des services vendus sont ceux en vigueur au jour de l’envoi du devis au client. Ils sont libellés en euros et calculés toutes taxes comprises. En cas d’acceptation du devis dans un délais supérieure à 30 jours après l’envoi de la proposition, l’agence Art et Scène Evénements s’accorde le droit de modifier ses tarifs si cela est justifié (hausse des tarifs des transports notamment). Une fois le devis accepté et le contrat signé les tarifs sont garantis pour les prestations confirmées.
- a) Les conditions de règlement sont les suivantes, sauf cas exceptionnel où l’un de nos prestataires impose des conditions de paiement différentes. Dans ce cas le client sera informé au préalable de ces conditions spécifiques pour être acceptées et procéder au règlement nécessaires de la facture.
o Paiement d’un acompte de 40% du montant total de la manifestation à la confirmation du dossier afin de confirmer les prestations
o Paiement d’un deuxième acompte de 20% à J-90 avant la manifestation
o Paiement d’un troisième acompte de 30 % à J-45 avant la manifestation
o Paiement du solde à J-10 avant la manifestation
- b) A la fin de la prestation, en cas de surcoût, Art et Scène Evénements calculera le prix effectivement dû et enverra une facture au Client mentionnant ce supplément en plus du prix de base. Le Client devra payer le solde des sommes dues à réception de la facture.
Pénalités de retard
En cas de défaut de paiement total ou partiel des services facturés, le client doit verser à l’agence une pénalité de retard égale à une fois et demie le taux d’intérêt légal en vigueur au jour de la facturation des services. Tous les frais que la société est amenée à supporter au titre de recouvrement de créances restant dues sont à la charge du client.
Article 6 : Modifications du fait du client
Toute modification de date de voyage, parcours ou vol pour un ou plusieurs passagers entraine une nouvelle négociation. La liste nominative et la rooming list devra nous être transmise au plus tard 30 jours avant le départ.
- a) Si dans les 10 jours ouvrés qui précèdent le début de l’événement le client souhaite réduire le nombre de participants, le nombre ou type de prestations, ou la durée de l’événement prévu(e) initialement sur le contrat, Art et Scène Evénements pourra lui facturer le prix de la prestation prévu initialement sur ledit contrat.
Dans tous les cas, le nombre final de participants facturé ne pourra être inférieur à « 90% du nombre précisé sur le contrat initial ».
- b) Si dans les 10 jours qui précèdent le début de l’événement le Client souhaite augmenter le nombre de participants, le nombre ou type de prestations, ou la durée de l’événement prévu(e) initialement sur le contrat, Art et Scène Evénements fera son possible pour fournir les services nécessaires en fonction de ces modifications et pourra augmenter ses coûts en conséquence. Art et Scène Evénements ne sera pas responsable s’il ne peut fournir ces services supplémentaires.
Article 7 : Modification du fait de l’organisateur
Art et Scène Evénements s’efforce de tout faire pour le bon déroulement de la manifestation du Client, sans toutefois qu’il puisse être tenu pour responsable des cas fortuits, des causes de force majeure ou du fait de tiers. Cependant, même dans ces dernières hypothèses, Art et Scène Evénements s’efforcera de rechercher des solutions propres à surmonter toute difficulté apparue. Si avant la date de début de l’événement celui-ci est modifié sur un élément essentiel du contrat, le client peut dans un délai de 7 jours après en avoir été averti :
– Soit annuler le contrat (par courrier ou email uniquement), auquel cas il obtiendra le remboursement immédiat de toutes les sommes versées ;
– Soit accepter la modification qui lui est proposée. Dans ce cas, un devis modifié lui sera adressé par courrier électronique lui sera adressé lui précisant les modifications, la diminution ou l’augmentation du prix.
Le client ne pourra prétendre à aucune indemnité si la modification de l’événement est imposée par un cas de force majeure ou des raisons liées à la sécurité des participants. De plus, Art et Scène ne saurait être confondu avec ses prestataires qui conservent à l’égard de tout client leurs propres conditions générales ainsi que les responsabilités propres à leur activité aux termes des statuts qui les régissent, de leur législation nationale ou des conventions internationales instituant entre autres dispositions, une limitation de responsabilités. Art et Scène Evénements ne pourra de ce fait être tenu responsable des défaillances de ses prestataires qui annuleraient ou modifieraient une prestation pour des raisons techniques.
Article 8 : Conditions d’annulation
Sauf accord spécial, si le Client annule la réservation ou résilie le présent contrat avant l’opération, Art et Scène Evénements conservera les acomptes versés quelque soit le motif de cette annulation, à titre d’indemnité contractuelle irréductible de résiliation du contrat.
Par ailleurs en cas d’annulation de la part du Client, ce dernier devra payer à Art et Scène Evénements, au titre de faculté de débit, les frais d’annulation suivants :
– Entre la date de signature du contrat et 90 jours avant la date de début de la manifestation, 40 % du montant total de la prestation seront dus à Art et Scène Evénements.
– Entre 79 jours et 45 jours avant la date de début de la manifestation 60 % du montant total de la prestation seront dus à Art et Scène Evénements.
– Entre 44 jours et 11 jours avant la date de début de la manifestation 90% du montant totale de la prestation seront dus à Art et Scène Evénements.
– Moins de 10 jours ouvrés avant l’évènement, la totalité du montant de la prestation sera due à Art et Scène Evénements
Dans le cadre d’un événement nécessitant du transport, en cas d’annulation quel que soit sa date, si un billet est émis il est non remboursable.
Annulation par Art et Scène Evénements
Dans le cas où, pour une raison justifiée et indépendante de sa volonté, autre qu’un cas de force majeure, Art et Scène Evénements se trouverait dans l’impossibilité d’effectuer une partie ou la totalité d’une prestation prévue, sa responsabilité serait strictement limitée au remboursement des sommes (correspondant à la prestation non réalisée) versées par le Client.
Article 9 : Responsabilité du client
Le client devra indemniser Art et Scène Evénements pour tout dommage ou perte, coûts et dépenses supportés par Art et Scène Evénements ou un de ses clients, prestataires ou employés et causés par le Client, un de ses invités, agents ou employés qui résulterait de l’organisation de l’événement.
Art et Scène Evénements décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vols, dégradations…) affectant les biens de toute nature (effets personnels, matériels…) apportés par le client ou appartenant aux participants, quel que soit l’endroit où les biens sont entreposés (parking, salons…).
Article 10 : Assurance
Dans le cadre de son activité, Art et Scène Evénements souscrit à une assurance Responsabilité Civile professionnelle couvrant les incidents éventuels dont Art et Scène Evénements serait directement responsable (matériel ou personnel mis en cause).
Néanmoins, le client est libre de souscrire auprès de la compagnie de son choix à une assurance complémentaire (assistance, prévoyance, annulation,…) pour couvrir tout incident dont ses participants ou représentants seraient directement responsables.
Article 11: Force Majeure
Art et Scène Evénements ne sera pas tenu responsable en cas de non observation des présentes conditions générales dans la mesure ou le non respect de ces conditions serait dû à une cause de force majeure, notamment mais sans limitation, un incendie, une tempête, une explosion, une inondation ou catastrophe naturelle, une décision gouvernementale, une épidémie, une pénurie de biens, une grève, l’interruption des transports, un accident ou incident routier, ferroviaire, aérien ou maritime, ou de mauvaises conditions atmosphériques en ce qui concerne les manifestations extérieures ainsi que les avaries, les défaillances ou les retards d’un ou plusieurs prestataires, le blocage des télécommunications, le blocage d’Internet, etc..
Dans ces cas de figure, le client reste redevable du règlement total de la prestation. Néanmoins, le client est libre de souscrire avant l’événement auprès de la compagnie d’assurance de son choix à une assurance «Annulation d’opération» garantissant les pertes pécuniaires et/ou les frais supplémentaires restants à charge de l’assuré, par suite d’un des événements évoqués dans cet article.
Article 12 : Confidentialité
L’agence s’engage à ne pas vendre, partager ni divulguer des données personnelles nominatives du client à des tiers en dehors de son propre usage. Cependant, ces données peuvent être occasionnellement transmises à des tiers agissant pour le compte de l’agence ou en relation avec l’activité de l’agence dans le cadre de l’utilisation pour laquelle elles avaient été recueillies à l’origine. Le client dispose du droit d’accès et de mise à jour de ses données personnelles nominatives ainsi que du droit de demander leur suppression, conformément à la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Le client peut exercer son droit d’accès ou de correction en contactant l’agence par courrier à l’adresse :
Art et Scène Evénements – 8 rue Chevreul – 75011 Paris
Article 13 : Propriété intellectuelle
En application des articles L.111-1 et L.123-1 du code de la propriété intellectuelle, la proposition d’intervention de l’agence et son contenu restent la propriété exclusive de Art et Scène Evénements et ne peuvent en aucun cas être transmis et/ou mis en œuvre par une autre agence, un autre prestataire ou par un service intégré du client ou de ses partenaires.
Article 14 : Publicité et droit à l’image
A titre de références et d’actions publicitaires, l’agence est autorisée à reproduire ou diffuser tout ou partie de données de l’événement sur son site internet ou sur tout autre support de communication dont elle pourrait faire usage ; en particulier la dénomination sociale du client ou le nom de la marque du client, le logo du client ou de la marque du client, les reportages photographiques et vidéos, les témoignages écrits ou audio.
Le client déclare avoir recueilli les autorisations expresses des tiers figurant dans les données de l’événement, notamment celles des parents ou tuteurs pour les mineurs, et dégager ainsi l’agence de tout recours de tiers à son encontre visant à interdire la publication de données de l’événement ou à demander des dommages et intérêts.
Par ailleurs, dans le cadre de l’utilisation et de la diffusion par le client de photos, vidéos, extraits écrits ou audio issus de l’événement dont l’organisation a été confiée à l’agence, le client s’engage à indiquer systématiquement la mention «Organisation : Art et Scène Evénements ».
Article 15 : Caractère personnel
Le présent contrat est personnel au Client et ne peut être cédé en aucun cas
Article 16 : Juridiction
Ce contrat est régi par la loi française et tout litige s’y apportant sera soumis à la juridiction du Tribunal de commerce de Paris.
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